VALIKKO
13.11.2018 23:42

Tapahtumaviestinnän muistilista

Tapahtumaviestintä edellyttää perehtyneisyyttä sekä kokonaisuuksien hallintaa.

To-do-listaa voi miettiä näiden kysymysten kautta:

  • kenelle tapahtuma on suunnattu?
  • mihin vuodenaikaan ja millaisissa tiloissa tapahtuma pidetään?
  • vaatiiko tapahtumapaikka erityisjärjestelyjä, kuten naapureiden kuulemista mahdollisen meluhaitan vuoksi?
  • kuka hoitaa cateringin?
  • tarvitaanko tapahtumapaikalle kuljetus, jos tarvitaan, kuka huolehtii sen?
  • tarjoillaanko tapahtumassa alkoholia? tarvitaanko anniskelulupia?
  • onko kaikilla tarjoiluhenkilökunnalla hygieniapassit?
  • onko paikalla ensiaputaitoista henkilöä?
  • mitä kautta tapahtumasta tiedotetaan?
  • onko tilaisuus yksityinen vai julkinen?
  • onko tapahtumassa kutsuvieraslista?
  • kuka tapahtumassa esiintyy?
  • onko tapahtumassa juontaja?
  • miten tieto esimerkiksi erityisruokavalioista saadaan keittiölle tai cateringille?
  • kuka hoitaa pysäköinninvalvonnan?
  • tarvitaanko pääsylippuja?
  • tarvitaanko vartiointia tai muita turvallisuuspalveluita?
  • entä jos sää muuttuu? onko varatilaa?
  • mistä kautta tilanvaraus hoidetaan?
  • paljonko tapahtuman budjetti on?
  • millä tavoin osallistujien tulo varmistetaan?
  • tarvitaanko palautekyselyä tapahtuman jälkeen?
  • saako tapahtumassa kuvata?
  • onko esiintyjillä tekninen raideri?
  • kuka vastaa tapahtumienhallintaohjelman käytöstä? Ts. kenellä pääkäyttäjätunnukset?
  • juhlatilan koristelu?

 

Tapahtumaviestijälle

 

  • Jos tiedotat tapahtumasta julkisesti tai siihen liittyy merkittävä ennakkotieto esimerkiksi esiintyjästä, voit käyttää esimerkiksi epressi.com-ohjelmaa. Sillä saa kätevästi jaettua tiedotteen keskeisimpiin kanaviin.

Ota käyttöösi tapahtumienhallintaohjelma, jolla hallinnoit osallistujatietoja. Mieti ennakkoon haluatko tietää osallistujien erityisruokavalion tai ilmoittaa samalla tapahtumasivulla esimerkiksi pukukoodin, pysäköintipaikat tai illan ohjelman. Tapahtumaviestintään on olemassa monenlaisia työkaluja.

 

  • Eventilla-tapahtumienhallintaohjelma on yksi esimerkki käytettävyydeltään, opittavuudeltaan ja luettavuudeltaan erinomaisesta ohjelmasta.
  • Valitessasi tapahtumienhallintaohjelmaa, huomioi kuka käyttää ohjelmaa eli kenelle käyttäjätunnukset tulevat. Ts. monetko tunnukset tarvitset?
  • Miten keräät tapahtuman jälkeen mahdollisen palautteen tapahtuman onnistumisesta? Käytätkö tapahtumienhallintaohjelmaan liitettyä kyselylomaketta ajan säästämiseksi?
  • Tarvitsetko tilaisuuteen QR-koodilliset pääsyliput tai nimikyltit?
  • Mistä juhla-alueen ulkopuolelle karannut osallistuja tunnistetaan hänen tullessaan takaisin juhlapaikalle? Lippu/listan tarkastus?
  • Miten toimitat osallistujalistan cateringille tai vartijoille/turvasuojaajille?
  • Onko pysäköintilupa liitetty tapahtumakutsuun?

 

 

 

Tekstin kirjoittaja työskentelee tapahtumaviestinnän ohjelmatoimittaja Eventillan palveluksessa. Tämä artikkeli on osittain julkaistu myös sisarblogissa: Kognitiivinen Dissonanssi (toinen versio)

Jätä kommentti

Tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia, voit kommentoida myös nimettömästi.

*

Kirjoitathan sähköpostiosoite-kenttään toimivan sähköpostiosoitteen, jos haluat saada tämän postauksen uusista kommenteista ilmoitukset sähköpostiisi.